Nederduitse Gereformeerde Kerk

POSBESKRYWING: SKRIBA/KASSIER

1. DOEL VAN DIE POS: Die Skriba/kassier is primer verantwoordelik vir die doel-treffende hantering van die finansiële en ander administratiewe funksies van die gemeente. Die Skriba/kassier staan onder die toesig van die Kerkraad by wyse van die Kommissie vir Diensverhoudinge.

2. KRITIESE PRESTASIE-AREAS:

(1) FINANSIELE ADMINISTRASIE:

• Ontvang alle dankoffers en bankkollektes, asook gelde van aksies, kommissies, projekte, ensovoorts.
• Tel en kontroleer alle gelde ontvang.
• Uitreik van kwitansies vir alle gelde ontvang.
• Deponering van alle gelde op gereelde basis.
• Doen alle betalings met die nodige magtiging en toepaslike bewys-stukke.
• Oorbetaling van goedgekeurde verpligtinge.
• Oorbetaal van uitgawes volgens die begroting en soos deur die Finansiële Kommissie goedgekeur.
• Liasseer alle finansiële dokumente.
• Hanteer navrae aangaande finansiële en administratiewe sake komende van die gemeentelede, kerkraad, kommissies en projekte.
• Verantwoordelik vir salaris- en loonuitbetalings, asook personeel-rekordhouding en –administrasie.
• Byhou van die salarisboek en loneregister.
• Byhou van verlofregister van leraars en amptenare.
• Byhou van debietorderstelsel: Invoere deur middel van Multidata en lidmate se metode van bydraes (Winkerk).
• Hanteer en balanseer kleinkas.
• Beheer en hersien op gereelde grondslag die korttermynversekering van die Gemeente in samewerking met die Finansiële en Eiendoms-kommissies.

(2) BOEKHOUDING:

• Hanteer alle rekeningkundige funksies tot by die proefbalans.
• Hanteer rekenkundige funksies van Koningkryksbediening (geloofs-offers).
• Opstel van bestuursinligting (maand, jaar tot datum en vooruitskattings).
• Stel jaarlikse begroting in samewerking met die Finansiële Kommissie op vir voorlegging aan die Kerkraad.
• Invoer van ontvangstes en betalings op rekenaar (Pastel).
• Lê ‘n detail maandelikse inkomste- en uitgawestaat en ander verslae (soos benodig) aan die Finansiële Kommissie voor.
• Oorbetaling van fondse met behulp van Internet-bankdienste.
• Hanteer alle rekeningbetalings.
• Gereedmaak van boeke vir ouditering en deurlopende skakeling met eksterne ouditeursfirma.
• Saamstel van gemeentestatistieke.
• Boekhouding van gelde vir fondsinsamelings, kamp, projekte ens.

(3) SKRIBAAT:

• Administreer alle handelinge ten opsigte van vergaderings van die Dagbestuur, die Finansiële Kommissie en die Kerkraad, naamlik die opstel en verspreiding van agenda, bywoning van die vergaderings, afneem van notule, tik en verspreiding van notule.
• Reageer op besluite deur die Dagbestuur, Finansiële Kommissie en die Kerkraad geneem, en gee uitvoering daaraan of verwys na persoon(e) verantwoordelik daarvoor.
• Hou die besluiteregister van die Kerkraad in stand.
• Weeklikse vergadering met leraars.

(4) ALGEMENE ADMINISTRATIEWE PLIGTE:

• Ontvang en verspreiding van inligting na en van lidmate en bedieninge.
• Opstel van die jaarlikse almanak (in samewerking met die leraars) en sorg ook vir die druk en verspreiding daarvan.
• Skakel met owerheids-, rings- en sinodale-instansies ten opsigte van personeelaangeleenthede, byvoorbeeld pensioen, SAID, mediese fondse, werkloosheidsversekering, ongevalleversekering, ens.
• Afhaal van pos by Poskantoor.
• Aankope van administratiewe voorraad vir kerkkantoor, boeke vir kategese, ensovoorts.
• Ontvang, oopmaak, sorteer en aanteken van inkomende en uitgaande pos in posboek en besorg by betrokke persone.
• Ontvang publiek by ontvangstoonbank.
• Help nuwe intrekkers met voltooiing van vorms, help met doop- en huweliksregistrasies, navrae, ensovoorts.
• Ontvang klere, kospakkies en ander goedere wat afgelewer word.
• Reël nasien van kantoortoerusting wanneer nodig.
• Byhou van konsistorieboek.
• Hanteer besprekings vir funksies in die kerkkompleks wanneer Koster nie beskikbaar is nie.
• Opstel en kontrolering van bateregister met behulp van Koster.
• Wees beskikbaar vir lidmate op Sondagoggende na afloop van die erediens.
• Gee skriftelik (epos) of telefonies kennis van vergaderings wat gaan plaasvind.
• Doen kopieerwerk.
• Stuur van fakse.
• Doen soektog op webtuistes soos nodig.
• Uittel van dankofferkoeverte en plasing soos nodig.
• Byhou van register aangaande kerkbywoning en bankkollektes ontvang.
• Adresseer koeverte en kry briewe gereed vir spesiale fondsinsamelings byvoorbeeld die gemeentefees, debietorderveldtogte en tiendemaand-dankoffer.
• Behulpsaam met reël van funksie vir nuwe intrekkers, asook administrasie daaraan verbonde
• Hanteer finansiële korrespondensie.
• Weeklikse rugsteun van data en opgradering van programme, byvoorbeeld anti-virusprogram, Winkerk, ensovoorts.
• Erken lidmaatskapbewyse ontvang en publiseer een keer per maand.
• Nasien en instandhouding van kantoortoerusting.
• Instandhouding van die gemeentelike argief.
• Tik en hantering van insamelingslyste en kontrolelyste van fonds-insamelings.

   (5) KORRESPONDENSIE/KOMMUNIKASIE

• Hanteer korrespondensie voortvloeiend uit besluite van vergaderings en voer sodanige besluite uit.
• Versend inligting per e-pos aan kerkraadslede, leraars, bedieninge, ensovoorts. Indien ontvanger nie ‘n e-pos het nie, moet gereël word vir afhaal daarvan by die kerkkantoor.
• Verantwoordelik vir die indeel van Sondag-diensbeurte van blokke.
• Sorg dat inligting op kennisgewingborde op datum bly.
• Gee skriftelik of telefonies of per e-pos of SMS kennis van vergaderings.
• Verantwoordelik vir administrasie aangaande kerkraadsverkiesings, uitstuur van briewe aan nuutverkose lede, voorbereiding van lêers vir nuwe lede.
• Liassering van dokumente en inligting van bedieninge, projekte, ensovoorts.
• Voorbereiding van afkondiginge vir gebruik op dataprojektor.
• Voorberei van die Weeknuus, aflewering vir drukwerk en verspreiding.
• Hou inligting op Webwerf vars en in stand; vernuwe waar nodig.
• Beantwoording van telefoon.
• Gee inligting van nuwe intrekkers, doopaansoeke, ensovoorts deur aan leraars.
• Kontroleer kerkraadslede se termyne.
• Skakel met bedieninge en blokke.

   (6) LIDMAAT-EN DOOPREGISTER:

• Aanvra van lidmaatsertifikate.
• Ontvang en uitreik van lidmaat- en dooplidmaatsertifikate.
• Liaseer lidmaat- en dooplidmaatsertifikate.
• Aanbring van regstellings op lidmaat- en dooplidmaatinligting en die hantering van laat inskrywings indien nodig.
• Ontvang vorms van nuwe intrekkers en voer inligting in Winkerk-program en opskryf in handregister.
• Deurgee van lidmaat- en dooplidmaatinligting aan Argivaris.
• Teken sterfgevalle aan in registers en versend aan Argivaris.
• Ontvang doopaansoeke en gee deur aan leraars. Kry Bybel en doopseël gereed vr Doopsondag en voltooi doopregister.
• Aanvra van doopbewyse waar nodig.
• Hou inligting op Winkerk op datum
• Trek statistiek van Winkerk soos nodig.